Step4:詳細の設定をしよう

【詳細の設定】1:アラートを設定しよう

経費が登録され、経費一覧または申請可能経費一覧に表示される際のアラートを設定します。

 

 

事業所設定> 経費アラート設定から設定を行います。


アラートを設定することで、申請者はエラー内容に気づくことが可能となり、適切な処理を遂行することができます。

 

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[チェックレベル]

オフ:アラートが表示されないです。

警告表示:黄色のアラートが表示されるが、申請は可能です。承認者はアラートを元に不正がないか確認できます。

申請不可:赤色のアラートが表示され、申請はできません。申請不可のチェックに該当した経費は、申請可能経費一覧に表示されません。

 

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以下は経費アラートルールの説明になっております。

[経費アラートルール説明]

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二重登録チェック:利用日と金額が同じ経費が存在しないことをチェックします。

支払先/訪問先チェック:支払先・訪問先が設定されていることをチェックします。

経費科目チェック:経費科目が設定されていることをチェックします。

税区分チェック:経費に対して税区分が設定されていることをチェックします。

外貨税率チェック:外貨利用時に税率が0%以外の税区分が指定されていないかチェックします。

領収書チェック:領収書が添付されていることをチェックします。・本アラートは[経費科目設定]>[経費科目設定]において「必須」と選択した場合にのみ機能します。

プロジェクトチェック:プロジェクトが設定されていることをチェックします。

申請可能期間チェック:[設定]ボタンより、事前申請が提出されている場合には申請不可のものでも許容するか否かを設定します(適切な理由があり、申請期間を過ぎてしまった場合等の救済措置)(下図)。

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※いかなる場合においても、許容しない(アラートを有効)とする場合は、当設定をオフとしてください。

自動入力経費編集チェック:ICカードなどで自動入力された経費が編集されていないことをチェックします。

費用負担部署チェック:費用負担部署が入力されていることをチェックします。

 

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参加者チェック:参加者が設定されていることをチェックします。
本アラートは[経費科目設定]>[経費科目設定]において「必須」と選択した場合にのみ機能します。

自動入力カード明細チェック:自動入力にカード明細が統合されていることをチェックする

※カード連携設定(メニュー>カード連携)の「経費登録した明細を自動入力経費に統合する」にチェックが付いていることが前提となります。カードのアイコンの経費と雲のアイコンの経費が同じ利用日・金額を条件として、統合されます(下図参照)。

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経費金額チェック:指定の経費科目について、経費金額が条件内かチェックします(税込み)。[設定ボタンより、経費科目毎にしきい値(>, ≧,<, ≦)を設定出来ます(下図)。

※「参加者入力」により「一人あたり」の金額が入力される場合は、一人あたりの金額(税込み)を参照してアラートが表示されます。

 

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タイムスタンプ有効性チェック(特に速やかに行う方式):受領者本人が特に速やか(利用日から3日以内)に画像の読み取りを行いタイムスタンプを発行したことをチェックします。

タイムスタンプ有効性チェック(業務サイクル):受領者以外の入力確認を前提として受領者本人が、もしくは受領者以外が、利用日から業務サイクル以内に画像の読み取りを行いタイムスタンプを発行したことをチェックします。

・原本とデータとの全件突合チェック体制が整っている場合、受領日翌日から37日以内
(他者が撮影する場合、帳票のサイズ情報(備付けスキャナーの使用もしくはスマートフォンを使用する場合は上記とともに撮影する等)が必要)

・原本とデータとの全件突合チェック体制が整っていない場合、受領日翌日から3日以内
(自署必要)一度データ化が終了した後に編集(画像差し替え)をした場合、タイムスタンプ情報は更新されます。 
例)Ver.1(2018/04/09 15:23) → Ver.2 (2018/04/10 09:55)

・画像データ以外の情報(負担部署やプロジェクト等)を編集する場合は、タイムスタンプ情報は更新されません

※電子帳簿保存法対応のバージョンは別途設定が必要となります。お手数ではございますが、設定方法に関しましてはサポートセンターまでお問い合わせくださいませ。

カード明細統合チェック:領収書が必要なカード連携の経費に対して自動入力の経費が統合されているかチェックします。カード連携一覧より領収書が必要な経費科目を経費登録した場合に、統合可能な自動入力による経費がなく、申請者が経費一覧より手動で該当経費に領収書を添付した場合にアラートが表示されます。

・カード連携設定(メニューバー>カード連携)の「経費登録した明細を自動入力経費に統合する」にチェックが付いていることが前提となります。

為替レート変更チェック:為替レートが外貨管理の設定値から変更されているかどうかをチェックします。以下の様に規定(10.外貨管理)に従って出力された外貨レートを手動で変更した場合にアラートが表示されます。

 

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付加情報入力チェック:一部のお客様のみの機能となります。チェックレベルを変えても影響はございません。

 

※経費アラートルールを新たに追加することは出来ません。

 

次のステップ➡【詳細の設定】2:支払い口座を設定しよう

 

【ステップ4】詳細の設定をしよう 項目一覧

【詳細の設定】1:アラートを設定しよう(現在のページ)

【詳細の設定】2:支払い口座を設定しよう

【詳細の設定】3:外貨を設定しよう

【詳細の設定】4:締め日を設定しよう

【詳細の設定】5:日当を設定しよう

【詳細の設定】6:プロジェクトを登録しよう