経費の集計・会計データ出力を自動で実行する

経費の集計と、その集計をもとにした会計データ出力操作を自動で実行することができます。 実行のタイミングは、日時を指定することができます。 会計データ出力の有無は選択できますが、出力する場合は、指定のFTPサーバーへのファイル転送まで自動で行えます。

本機能は有料オプションです。ご希望の際にはサポートチャット、もしくはsupport@keihi.comまでご連絡ください。

目次

1. 「会計データ定期出力」メニューへの画面遷移

2. 転送先の設定

3. タスクの設定

Ⅰ.タスクを作成する

Ⅱ.「集計」を設定する

Ⅲ.「出力」を設定する

Ⅳ.「転送」を設定する

4. タスクの「有効化」

5. タスクの手動実行

6. 実行履歴の確認

7. 集計詳細の確認



  1. 「会計データ定期出力」メニューへの画面遷移

システム設定 > 会計データ定期出力 を押下します。


本機能は有料オプションのため、オプション無効時は下記画面表示となり、機能の利用ができません。



オプション有効時は下記の通り表示が切り替わります。
※添付画像はタスク設定済みの状態です(以下の手順参照)

本機能は、管理者および集計者が参照可能です。
タスク設定の変更:管理者と集計者のどちらの権限でも可能です。
転送先設定の変更:管理者だけが可能です。集計者は閲覧のみとなります。

 

2. 転送先の設定

会計データ出力を自動実行し、出力したファイルを外部サーバーに転送する場合に必要です。
外部サーバーへの転送が不要な場合は、本手順も不要です。


[転送先]タブを押下します。


[新規作成]ボタンを押下します。



ファイル転送先のサーバー情報を設定します。

・転送先名(任意文字列)
・説明(任意文字列)
・転送種別
・ホスト
・ポート
・認証方式
・アカウント
・パスワード
・転送先ディレクトリ

各項目の設定値は、ご利用のサーバー設定によって異なります。
詳細な内容は、サーバーを管理されている情報システムご担当の方にお問い合わせください。



3.タスクの設定

「集計の作成」「会計データ出力」「転送先へのファイル転送」を自動実行する設定を「タスク」と呼びます。本項では、この「タスク」を作成します。

タスク画面にて、集計のみ自動作成したい場合は「集計」を設定してください。
下記の日程と時間を指定して設定可能です。

・日程
 毎月指定の日
 毎週指定の曜日
 毎日

・時間
 00:00 ~ 05:59
 06:00 ~ 11:59
 12:00 ~ 17:59
 18:00 ~ 23:59

また、自動出力まで設定したい場合は「出力」を、
出力ファイルを転送設定したい場合は「転送」をタスク画面にて設定してください。

 

Ⅰ.タスクを作成する

[タスク]タブを押下します。

[新規作成]ボタンを押下します。

各項目に必要な入力をし、[保存]ボタンを押下することでタスクを作成します。

「✳︎」が表示されている項目は、入力が必須です。




Ⅱ.「集計」を設定する

タスク実行日の指定方法

    • 日付を指定する場合
      例) 毎月15日

      例) 毎月月末日
    • 曜日を指定する場合
      例) 毎週日曜日


Ⅲ. 「出力」を設定する

[会計データを出力する]にチェックを入れると、作成した集計をもとにした会計データ出力まで自動実行することができます。


このタスクが実行されると、実行履歴に「ダウンロード」リンクが表示されます。
このリンクをクリックすることで、出力結果を取得できます。


チェックを入れない場合、集計の作成までを実行します。
実行履歴に「ダウンロード」リンクは表示されません。
この場合の会計データ出力は、集計詳細から手動で実行する必要があります。

Ⅳ.「転送」を設定する

上記「会計データを出力する」にチェックを入れている場合、出力結果のファイルを自動的に外部サーバーに転送できます。

[ファイルを転送する]にチェックを入れると、
タスク実行時に、選択した転送先に対するファイル転送を行います。

チェックを入れない場合、転送先へのファイル転送は行わず、会計データ出力の実行までを行います。(「ダウンロード」リンクからファイルを取得できる状態)


4. タスクの「有効化」

作成したタスクを指定の日時で自動実行するには、タスクの「有効化」作業が必要です。

作成したタスクを押下し、詳細を開きます。


[その他の操作] を押下します。


タスクが無効の場合は[有効にする]ボタンが表示されています。
[有効にする]をクリックすることで、設定した日時にタスクが自動実行される状態になります。


[無効にする]をクリックすることで、タスクが自動実行しない状態に変更できます。





5. タスクの手動実行

タスクに設定した日時を自動実行する以外に、手動でタスクを実行することができます。

手動実行は2種類存在します。
いずれも、タスク詳細 > その他の操作 から実行できます。


手動実行方法には下記の通り差異があります。
種類 実行タイミング 集計対象経費のステータス変更 会計データ出力ステータス 実行履歴への記録
即時実行 ボタン押下時 「集計済み」に変更される 「出力済み」に変更される 記録される
テスト実行 ボタン押下時 「未集計」のまま 未出力のまま 記録されない

 


6. 実行結果の確認

タスクの実行結果を確認することができます。

[実行履歴]タブを押下します。
各タスクの実行履歴が全て記録されています。


・集計結果:タスクによって作成された集計の、「集計詳細」画面に遷移できます
・ダウンロード:タスクによって出力された会計データを取得できます。


タスクが何らかの理由で失敗した場合、下記のような履歴が記録されます。

エラーの理由は[(?)詳細]に記載されています。


ファイル転送が失敗した場合、タスクの再実行ボタンが表示されます。

押下することで、全く同じ条件でタスクを再度実行します。
「再実行」は、タスクが失敗した時と全く同じ条件で行われるため
設定変更を伴う場合は、「再実行」ではなく「手動実行」をご利用ください。

タスクが失敗→タスクや転送先の設定を変更する→「再実行」

という操作をした場合でも、タスクの変更は反映されず、変更前の設定で再実行されます。
※転送失敗の大多数が、通信状況の問題によるもの想定しているためです

 

 



7. 集計詳細の確認

タスクによって作成された集計を、集計画面内で見分けることができます。

タスクによって作成された集計は、下記表示になります。
・集計方法:自動(会計データ定期出力タスク)
・会計データ出力:出力済み(自動) + 実行者のアカウント情報