仕訳フォーマット設定における注意事項

集計内の特定の経費を合算して出力する設定に関する注意事項と、エラーが出た場合の対応方法をご案内します。

<特定の経費を合算して出力する場合の注意事項>

仕訳フォーマット設定>4. 伝票・仕訳を設定する>経費行>出力方法にて、以下どちらかを設定している場合に関して、注意事項がございます。

  • 「伝票内の一部の経費をまとめ、その他の経費は1経費1行として出力する」
  • 「伝票内のすべての経費をまとめる」

具体的に下記の画像のような設定を例に挙げてご説明します。

 

<「4.伝票・仕訳を設定する」の設定内容>

スクリーンショット 2021-01-24 15.37.52

 

<「5.出力内容を設定する」の設定内容>

スクリーンショット 2021-01-25 13.43.49

 

上記のような設定で、下記の経費データを集計に含め出力しようとすると、エラーになってしまいます。

 

<経費集計データ>

経費No 申請者名 所属部署 勘定科目 金額
1 小熊太郎 営業部 旅費交通費 1000
2 小熊太郎 営業部 旅費交通費 2000
3 小熊太郎 マーケティング部 旅費交通費 3000
4 小熊太郎 マーケティング部 旅費交通費 4000

 

理由は、複数の経費データを1行にまとめて出力しようとしても、

所属部署の出力内容が一意に定まらないためです。

 

<仕訳フォーマットから出力する際のエラーイメージ>

伝票No 申請者名 所属部署 勘定科目 金額
1 小熊太郎

出力エラー

(営業部?マーケティング部?)

旅費交通費 10000

 

 

<エラーが出た場合の対応方法>

 

方法①伝票単位を指定する

所属部署が異なる場合は、伝票も異なるように伝票単位を設定します。

(所属部署だけではなく、申請者や勘定科目が異なる場合にも同様のエラーになるため、

申請者や勘定科目を出力する場合にはそちらも条件として設定する必要があります。)

 

スクリーンショット 2021-01-25 8.53.39

 

<出力される仕訳例>

伝票No 申請者名 借方部門 借方勘定科目 借方金額 貸方勘定科目
1 小熊太郎 営業部 旅費交通費 3000 未払金
2 小熊太郎 マーケティング部 旅費交通費 7000 未払金

(所属部署が異なる経費は伝票が分かれています)

 

方法②伝票内で出力する経費のまとめ方を指定する

所属部署が異なる場合は、同一伝票内でも異なる行として出力するように設定します。

(所属部署だけではなく、申請者や勘定科目が異なる場合にも同様のエラーになるため、

申請者や勘定科目を出力する場合にはそちらも条件として設定する必要があります。)

 

スクリーンショット 2021-01-25 10.25.17

<出力される仕訳例>

伝票No 申請者名 借方部門 借方勘定科目 借方金額 貸方勘定科目
1 小熊太郎 営業部 旅費交通費 3000 未払金
1 小熊太郎 マーケティング部 旅費交通費 7000 未払金

(方法①と異なり、同一伝票内で仕訳を作成できます)

 

<合算して出力する設定の場合にできないこと>

 

合算して出力する設定の場合、合算されて出力される経費行については、

下記の項目の情報を出力することができません。

 

支払先/訪問先
経路情報
メモ欄
参加者人数
参加者氏名
取引先参加者人数
取引先社名
取引先参加者氏名
自社参加者人数
自社参加者氏名
参加者一人あたり金額

 

上記の項目は全て経費1つずつに紐づく情報であり、

複数経費を合算した行では出力内容が一意に定まらないためにエラーとなってしまいます。

 

また、上記の項目については、伝票や出力行を分けることができないので、「4.伝票・仕訳を設定する」の設定変更では対応ができません。

例:支払先/訪問先が同じものをまとめて同一伝票とする、経路情報が同じものをまとめて同一伝票とする、などができない

 

従いまして、以下のように合算される行と合算されない行で出力内容をそれぞれ分けて設定することで、エラーを回避することが可能です。

 

<合算される行と合算されない行でそれぞれ出力内容を設定する>

例えば「5. 出力内容を設定する」で摘要欄の出力内容を以下のように設定します。

①種類は「カスタマイズ」

②条件分岐は「あり」

③出力内容は「合算条件=満たす」の場合に「空欄」(例)

   その他の場合は「メモ欄」を出力する

 ※「合算条件=満たす」→「4. 伝票・仕訳を設定する」で設定した条件で合算して出力される場合 という意味です。

 

スクリーンショット 2021-01-25 15.29.33

上記の設定により、合算されて摘要欄が一意に定まらない場合は「空欄」で出力し、

合算されない行については「メモ欄」を出力することが可能になります。

 

合算された場合に出力出来ない項目を設定する際は、必ず上記の設定をしてください。

 

その他エラーメッセージなどでご不明点がございましたら、

サポートまでお問い合わせくださいませ。