従業員管理

アカウントの凍結(利用停止)

退職者や、長期休暇を取得する従業員が発生した場合など、特定のアカウントを利用停止にしたいときには、アカウント凍結が可能です。

凍結中のアカウントは、請求対象のアカウントとしてカウントされません

また、アカウントの削除に対応しておらず、凍結されたアカウントは復職後に凍結を解除し、その従業員は再びログインが可能になります。

過去のデータもそのまま残っておりますので、再度確認いただくことが可能です。

ここでは、アカウントを凍結した際に発生する以下の4項目について明記します。

アカウントを凍結した場合の影響

アカウントを凍結する前の注意事項

アカウントの凍結方法

凍結の解除方法

 

【アカウントを凍結した場合の影響】

  • 凍結されたアカウントからログインいただくことが出来ないようになります。
  • 申請者を凍結した場合、凍結されたアカウントから申請したデータは削除されません。承認・集計・会計データ出力(全銀データ出力)まで各権限をお持ちのアカウントから行っていただくことが可能です。
  • 承認者を凍結した場合、凍結されたアカウントが承認フローに含まれている時は、承認が出来ないため申請が途中で滞ります。この場合は、弊社(サポートサイト)までお問合せくださいませ。

 

【アカウントを凍結する前の注意事項】

アカウントを凍結される前に以下の点をご確認ください。

  • 申請者を凍結される場合:承認待ちや差し戻されている経費申請がないか
  • 承認者を凍結される場合:承認待ちの経費申請がないか

上記のいずれかに該当する場合は、凍結されたアカウントから操作を行う必要がないように、先にご対応いただいてから凍結するようお願いいたします。

 

【アカウントの凍結方法】

  1. [システム設定]>[従業員]を開きます。

2. [従業員一覧]の[凍結]ボタンを押下するとアカウントが利用停止となります。

 

※管理者・承認者のアカウントは凍結できないため、凍結ボタンを押下できません。凍結したい場合は管理者・承認者権限を外してから設定して下さい。

 

■複数のアカウントを一括で「凍結」することもできます。インポート機能をご利用ください。
※インポート用フォーマットのダウンロード手順についてはこちらのページをご参照ください

1. インポート用フォーマット「従業員」シートを使用します。
2. 凍結したい「従業員名」「アドレス」「凍結」項目を記載します。複数のアカウントを凍結する場合は対象のアカウント毎に記載してください。

※アドレスは「メールアドレス(旧)」に記載してください。

凍結

3. 事業所設定>従業員管理>「xlsx形式でインポート」からインポートを実行します。

【凍結の解除方法】

  1. [従業員一覧]内の[凍結済みのユーザーを表示]にチェックをいれ、[この条件で検索]を押下します。
    凍結解除
  2. [ステータス]欄に凍結日と[凍結解除]が表示されます。こちらを押下しますと凍結が解除されます。