送付先変更の案内が届いたら

送付先変更の案内が届いてからの、請求書送付元のご担当者様(貴社)で必要な作業について説明します。

1. なぜ案内が届いたのか

2. 送付元のご担当者様(貴社)で必要な作業

3. 請求書の送付方法

 ①専用送付サイト(アップロードサイト)へのファイル送信 ※TOKIUM推奨

 ②専用メールアドレスへのメール送信

 ③郵送による送付

 ④貴社でご利用のWEB請求書発行システムからの取得

 ⑤FAXによる送付

4. 請求書送付先の確認方法

 

1. なぜ案内が届いたのか

貴社とお取引のある企業様が、弊社の提供する「TOKIUMインボイス(請求書を代行で受領するサービス)」をご利用いただくことになったため、委任を受けてご連絡を差し上げています。

 

2. 送付元のご担当者様(貴社)で必要な作業

「TOKIUMインボイス」の利用開始に伴い、貴社より発行される請求書の送付先を変更していただく必要がございます。

弊社・もしくはお取引先様から送付先や送付方法のご案内が届きましたら、案内に記載されている変更開始日より新たな送付先に請求書の送付をお願いいたします。

 

3. 請求書の送付方法

請求書を、以下方法のいずれかにてご送付ください。

※いずれも弊社からの費用は発生せず、無料でご利用いただけます。

①専用送付サイト(アップロードサイト)へのファイル送信 ※TOKIUM推奨

ご自身でアカウント登録を行っていただき、TOKIUM提供の専用送付サイト(アップロードサイト)へファイルをアップロードしていただく方法です。

詳細は以下の記事をご参照ください。

アップロードサイトのアカウントを登録する

 

②専用メールアドレスへのメール送信

アップロードサイトを使用しない場合、請求書の画像ファイルをメールに添付して送付できます。

送付先変更連絡にてお知らせしたメールアドレスに対してファイルを送信してください。

※ipcon@tokium.jpは送付先変更案内の専用窓口です。請求書送付先アドレスではありません。


メール添付で請求書を送付する場合、以下の制限があります。 

  • 送付できる画像ファイルは、JPG・PNG・PDF形式です。
  • 請求書にパスワードは掛けないでください。
    ※PPAPのZIP形式(一部を除く)以外、受領することができません。受領に失敗した場合、お取引先様(TOKIUMインボイス契約者)宛にメール案内をお送りします。
  • 明細など、請求書以外の添付資料を合わせて送付する場合、すべてを一つのPDFファイルとしてまとめてください。
  • 一度にメール添付できるファイルは、合計20MBまでです。
    ※ご利用のメールサービスによっては、20MB未満のファイルサイズであっても
    送信が失敗する場合があります。

③郵送による送付

※お取引先様のご契約内容により、郵送での受領を承っていない場合がございます。TOKIUMにて受付可能な様式については、送付先変更の案内内容をご確認ください。

アップロードサイト、メール送信のどちらも使用しない場合、請求書の原本を郵送にてご送付いただけます。

請求書を封入した封筒等に、送付先変更連絡にてお知らせした住所を記載してご郵送ください。

住所はお取引先様によって異なります。

住所の末尾(英数字6桁の識別コード)まで記載が必要です。

※請求書のデータ化を行う際、これらの情報によって取引先情報を紐付けるため、省略しないようお願いいたします。


④貴社でご利用のWEB請求書発行システムからの取得

請求書の発行・アップロードに利用しているシステムと情報を教えていただき、当社で代わりにダウンロードを行う方法です。

貴社ご使用のシステムの継続利用をご希望の場合、送付先変更案内の送信元(TOKIUMもしくはお取引先様)へご連絡ください。

⑤FAXによる送付

①~④の送付方法がご利用になれない場合、専用FAX番号への送付も可能です。

送付先変更連絡の際に、専用番号を個別にご案内いたします。

新規でのお問い合わせの場合は、以下アドレスにFAX送信希望の旨をお知らせください。

代行受領専用サポート窓口 support_dk_invoice@tokium.jp

専用FAX番号は書類の送付先企業ごとに異なりますのでご注意ください。


送信する書類の宛名欄には、送付先変更連絡でお知らせした住所を記載してください。

住所の末尾に以下の記載が必要です。

(1)送付先の会社・事業所名

(2)送付先企業によって設定された社内宛名

(3)英数字6桁の識別コード

※データ化の際、これらの情報によって宛名情報の確認を行うため、必ずご記載をお願いいたします。



4. 請求書送付先の確認方法

アップロードサイトへログイン後、ページ右上のボタンの 「請求書をほかの方法で送るには」から、以下をご確認いただけます。

・Eメールで請求書を送付する際の宛先

・郵送で請求書を送付する際の宛先

※はがき or Eメールによる請求書送付先変更連絡にてお知らせした内容です