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契約更新を管理する

更新対応が迫っている契約書を一覧で確認することができます。

契約更新管理ページには契約中の契約書のうち、契約更新の対応期日が迫っているものが表示されます。また、毎月1日9時ごろに契約更新管理ページに表示される契約書の件数をお知らせするメールがフォルダの編集権限を持つユーザーのメールアドレス宛に送付されます。

リマインドメールの通知条件

「編集者」権限を持つユーザーに対して、「編集者」権限を持つフォルダ内に存在する契約更新期限が6ヶ月以内に迫っている契約の情報が、毎月1日9時ごろにメールで通知されます。

  •  通知のタイミング
    • 毎月1日9時ごろ(日本時間)に、契約更新に関するリマインドメールが送信されます。
  • 対象となるユーザー
    • 通知の対象となるのは、各組織に所属するアクティブなユーザーのうち、いずれかのフォルダに対して「編集者」権限を持つユーザーです。
  • 対象となる契約書
    • メール通知の対象となるのは、以下の条件をすべて満たす契約書です。
      1. 契約ステータスが「契約中」であること。
      2. 契約開始日と契約終了日が設定されていること。
      3. 通知対象のユーザーが「編集者」権限を持つフォルダに格納されていること。
      4. 削除ステータスが付与されていないこと。
    • 上記の条件を満たす契約書の中から、契約更新の対応期日が6ヶ月以内に迫っているものがメールに記載されます。
  • 「契約書に担当者として割り当てられたユーザー」ではなく、「上記に当てはまるユーザー」に対して通知が送付されます。
  • 更新期限が迫っている契約書の件数が0件であっても、「0件中 0件未対応」という内容でメールが送信されます。

契約更新管理ページに表示される条件

  • 契約ステータスが「契約中」であること
  • 契約更新対応期日が「6ヶ月以内」であること
  • 契約開始日と契約終了日が入力されていること
  • ログイン中のユーザーが編集者権限を持っている契約書

「契約更新の対応期日」について

  1. 解約通知期日がわかっている場合
    現在の契約終了日が決まっている場合は、その日付から「解約通知期日」を引いた日を「契約更新の対応期日」とします。もし「現在の契約終了日」が不明な場合は、「契約終了日」から「解約通知期日」を差し引いて決定します。
  2. 解約通知期日が不明な場合
    「解約通知期日」がわからない場合は、現在の契約終了日をそのまま「契約更新の対応期日」として設定します。もし「現在の契約終了日」が不明な場合は、「契約終了日」を「契約更新の対応期日」とします。

操作手順

  1. サイドメニューの「契約更新管理」ボタンを押下し、契約更新管理ページへ遷移する


  2. 契約更新管理ページで対象の契約書の三点リーダーを押下し、「更新予定」/ 「終了予定」を選択する


  3. 変更確認ポップアップが表示され「変更」ボタンを押下する
    ※画像は「更新予定」選択時のものです



  4. 契約ステータスが「契約中」の契約書が、契約更新の対応期日を迎えた場合、契約ステータス、および現在の契約開始日/現在の契約開始日は以下の表の通り変更されます。
    なお、契約更新の対応期日が過ぎると契約更新状況は「未対応」に戻り、契約更新管理ページの契約書一覧から除外されます。

    契約更新状況 契約ステータス

    現在の契約開始日/現在の契約終了日

    未対応 「契約中」のまま変更なし 次の契約期間へ更新
    更新予定 「契約中」のまま変更なし 次の契約期間へ更新
    終了予定 「契約終了」へ変更 更新されない
  5. 毎月1日9時ごろに契約更新管理ページに表示される契約書の件数をお知らせするメールがフォルダの編集権限を持つユーザーのメールアドレス宛に送付されます。

契約ステータスや日付の自動更新について

  1. 自動更新が行われる条件
    契約ステータスが「契約中」で、かつ「契約開始日」「契約終了日」「契約期間」がすべて入力されている場合に、「現在の契約開始日」「現在の契約終了日」の自動更新が行われます。
    ※「契約期間」が空欄の場合は、更新に必要な期間が判定できないため自動更新されません。
  2. 「自動更新」設定についての注意点
    詳細情報の「自動更新」を「なし」にしていても、契約更新状況を「終了予定」にしない限り、期間は自動的に更新されます。
  3. 更新される期間について
    更新時には、登録されている「契約期間」の分だけ、自動的に期間が延長されます。

契約書の絞り込み方法

  • 「担当者フォーム」では、名前だけでなく、メールアドレスで絞り込むことが可能です。
  •  「タイトルで検索」フォームの右横にある「空白検索」に「チェック」を入れることで、タイトルが不明となっている契約書を絞り込むことが可能です。