契約更新を管理する

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契約更新管理ページには契約中の契約書のうち、契約更新の対応期日が迫っているものが表示されます。また、毎月1日9時ごろに契約更新管理ページに表示される契約書の件数をお知らせするメールがフォルダの編集権限を持つユーザーのメールアドレス宛に送付されます。

リマインドメールの通知条件

「編集者」権限を持つユーザーに対して、「編集者」権限を持つフォルダ内に存在する契約更新期限が6ヶ月以内に迫っている契約の情報が、毎日午前9時にメールで通知されます。

通知のタイミング
- 毎日午前9時（日本時間）に、契約更新に関するリマインドメールが送信されます。
対象となるユーザー
- 通知の対象となるのは、各組織に所属するアクティブなユーザーのうち、いずれかのフォルダに対して「編集者」権限を持つユーザーです。
対象となる契約書
- メール通知の対象となるのは、以下の条件をすべて満たす契約書です。
  1. 契約ステータスが「契約中」であること。
  2. 契約開始日と契約終了日が設定されていること。
  3. 通知対象のユーザーが「編集者」権限を持つフォルダに格納されていること。
  4. 削除ステータスが付与されていないこと。
- 上記の条件を満たす契約書の中から、契約更新の対応期日が6ヶ月以内に迫っているものがメールに記載されます。

「契約書に担当者として割り当てられたユーザー」ではなく、「上記に当てはまるユーザー」に対して通知が送付されます。
更新期限が迫っている契約書の件数が0件であっても、「0件中 0件未対応」という内容でメールが送信されます。

契約更新管理ページに表示される条件

契約ステータスが「契約中」であること
契約更新対応期日が「6ヶ月以内」であること
契約開始日と契約終了日が入力されていること
ログイン中のユーザーが編集者権限を持っている契約書

「契約更新対応期日」について

解約通知期日がわかっている場合
現在の契約終了日が決まっている場合は、その日付から「解約通知期日」を引いた日を「契約更新対応期日」とします。もし「現在の契約終了日」が不明な場合は、「契約終了日」から「解約通知期日」を差し引いて決定します。
解約通知期日が不明な場合
「解約通知期日」がわからない場合は、現在の契約終了日をそのまま「契約更新対応期日」として設定します。もし「現在の契約終了日」が不明な場合は、「契約終了日」を「契約更新対応期日」とします。

操作手順

サイドメニューの「契約更新管理」ボタンを押下し、契約更新管理ページへ遷移する
契約更新管理ページで対象の契約書の三点リーダーを押下し、「更新予定」/ 「終了予定」を選択する
変更確認ポップアップが表示され「変更」ボタンを押下する
※画像は「更新予定」選択時のものです
契約更新状況を変更した契約書が、現在の契約終了日（または契約終了日）を迎えた場合、契約ステータスは以下の表の通り変更されます。
また、その後契約更新状況は「未対応」となり契約更新管理ページの契約書一覧から除外されます。

契約更新状況契約ステータス

更新予定「契約中」のまま変更なし

終了予定「契約終了」へ変更
毎月1日9時ごろに契約更新管理ページに表示される契約書の件数をお知らせするメールがフォルダの編集権限を持つユーザーのメールアドレス宛に送付されます。

契約書の絞り込み方法

「担当者フォーム」では、名前だけでなく、メールアドレスで絞り込むことが可能です。
「タイトルで検索」フォームの右横にある「空白検索」に「チェック」を入れることで、タイトルが不明となっている契約書を絞り込むことが可能です。