目次
1.メールテンプレートとは
2.機能を有効にする
3.テンプレートを作成する
4.テンプレートを複製する
5.テンプレートを編集・削除する
6.デフォルトを設定する
7.差し込み変数を使う
1. メールテンプレートとは
メールテンプレートは、請求書の送付時に使うメールの文面をあらかじめ保存しておく機能です。
メール送付用テンプレート：請求書をメールで直接送付する際に使用します。
テンプレートは帳票一括送付画面の個別編集モードで内容を編集できるようになっています。
Web送付用テンプレート：請求書をTOKIUM請求書発行Webダウンロードサイト経由でWeb送付する際に使用します。
テンプレートは帳票一括送付画面の個別編集モードで内容を編集できるようになっています。
詳しくは「請求書を送付する」の個別編集をご確認ください。
2. 機能を有効にする
メールテンプレート機能はデフォルトで無効になっています。
利用を開始するにはメールテンプレート画面から有効化が必要です。
① 画面中央のメニューから「有効化する」をクリックします。
有効化後、メールテンプレート画面でのメールテンプレートの作成や請求書一覧画面・帳票一括送付画面でテンプレートを選択できるようになります。
機能を無効にする場合
「利用停止する」をクリックするとメールテンプレート機能が無効化されます。
無効化すると、現在設定中のデフォルトテンプレートから標準テンプレートがデフォルトに変更されます。
※無効化した場合、作成済みのテンプレートは削除されません。
再度有効化すると以前のテンプレートを引き続き利用できます。
※無効化時に、デフォルトテンプレートが設定されていた場合は、事業所内の全ユーザーへデフォルト変更の通知メールが自動送信されます。
3.テンプレートを作成する
① メールテンプレート一覧画面で「テンプレートを追加」をクリックします。
② 各項目を入力します。
|
項目 |
必須/任意 | 最大文字数 | 禁止文字 |
| テンプレート名 | 必須 | 50文字 | 他テンプレートと重複する名前 |
| 送信元表示名(From) | 任意 | 50文字 |
「”」、「<」、「>」
|
| 返信先メールアドレス(Reply-To) | 任意 | 254文字 | 無効なメールアドレス形式(※) |
|
件名 |
必須 | 60文字 | |
| 本文 | 必須 | 2000文字 | |
| 末尾の本文 | 任意 | 1000文字 | |
| 署名 | 任意 | 1000文字 |
※無効なメールアドレス形式に関しての例
@がない …userexample.com@が複数ある…a@b@example.com- ローカル部が空 …
@example.com - ドメイン部が空 …
user@ - ドメインにドットがない …
user@example - ドメインのトップレベルがない …
user@example.
編集できない項目
以下の赤枠内の文言は「当メールがTOKIUMから送信していること」「Webダウンロードサイト
をご案内すること」をお客様にご認識いただくため記載しており、編集ができないようになって
おります。
メール送付(末尾の文言)
Web送付(固定セクションと末尾の文言)
③ 「保存」をクリックします。
- テンプレートは送付方法（メール送付・Web送付）ごとに最大 20件 まで作成できます。
- 絵文字は使用できません。メールクライアントでの文字化け・表示崩れを防ぐため、絵文字を含む文字列は保存時にエラーになります。
- HTMLタグは使用できません。テキスト形式のみ対応しています。
-
テンプレート名は事業所内で重複できません。
4.テンプレートを複製する
テンプレート件数が上限(20件)に達している場合、「複製」ボタンは使用不可になります。不要なテンプレートを削除してからお試しください。
①複製したいテンプレートをクリックします。
②右上の「複製」ボタンをクリックします。
③ 「複製する」ボタンをクリックします。
④クリック後に「複製」画面へ遷移します。
テンプレート名が「コピー_元のテンプレート名」になります。
⑤内容を編集後に「保存」ボタンをクリックします。
「複製」画面で「保存」ボタンをクリックせずに閉じてしまうと、新しいテンプレートとして登録されませんのでお気を付けください。
⑥メールテンプレート一覧に複製したテンプレートが追加されます。
標準テンプレートも複製が可能です。
標準テンプレートをクリックして、以下の「複製」ボタンをクリックすると「複製」画面へ遷移します。
編集する
① テンプレート一覧から対象のテンプレートをクリックします。
② 内容を変更し、「保存」をクリックします。
削除する
① テンプレート一覧から対象のテンプレートをクリックします。
② 「削除」をクリックし、確認ダイアログで「削除する」をクリックします。
デフォルトに設定されているテンプレートは削除できません。
削除するには、先に別のテンプレートをデフォルトに変更してください。
テンプレートをデフォルトに設定すると、請求書の送付操作を開始した際にそのテンプレートが自動で選択された状態になります。
デフォルトを設定する
① テンプレート一覧から対象のテンプレートの「デフォルトに変更」をクリックします。
② 「変更する」をクリックします。
デフォルトは送付方法ごとに 1件のみ 設定できます。
別のテンプレートをデフォルトにすると、現在のデフォルト設定は自動的に非デフォルトに変更されます。
標準テンプレートをデフォルトにする
① テンプレート一覧で「標準」テンプレートの「デフォルトに変更」をクリックします。
② 「変更する」をクリックします。
変更後はシステム標準のメール文面が使用されます。
※ デフォルト変更の通知について
デフォルトテンプレートを設定・変更した場合、事業所内の全ユーザーへ変更通知メールが自動送信されます。
通知メールには変更者の名前・メールアドレス・変更日時・変更前後のテンプレート名が含まれます。
使用できる変数一覧
〇取引先情報
| 取引先名 | {{partner}} |
| 送付先担当者部署 | {{their_dept}} |
| 送付先担当者役職 | {{their_post}} |
| 送付先担当者名 | {{their_name}} |
〇自社情報
| 送付者名 | {{my_name}} |
| 送付者メールアドレス | {{my_email}} |
| 自社担当者部署 | {{our_dept}} |
| 自社担当者役職 | {{our_post}} |
| 自社担当者名 | {{our_name}} |
| 自社担当者メールアドレス | {{our_email}} |
〇帳票情報（Web送付では使用不可）
| 請求書番号 | {{inv_no}} |
| 合計金額 | {{amount}} |
| 請求日 | {{bill_date}} |
| 支払期日 | {{due_date}} |
※1つのフィールドに50個を超える差し込み変数は設定できません。