PDFを取り込んで請求書を作成する

目次

1.PDFを取り込む

　1-1.PDFを分割して取り込む場合

　1-2.PDFをリネームして取り込む場合

2.請求書データ作成後

1.PDFを取り込む

PDFの取り込み方は２通りあり、それぞれPDFをアップロード後の流れが異なります。

①請求書メニューから［PDFを取り込む］をクリック

②PDFファイルをアップロード

PDFのページを分割したい場合は［ファイル分割に切り替える］をクリックします。

［PDFをリネームして取り込む］、または［PDFを分割して取り込む］のいずれかの画面でPDFをアップロードし［次へ］をクリックします。

1-1.PDFを分割して取り込む場合

①キーワードを抽出する

ページ分割やファイル名の変換をするために、PDFからキーワードを抽出します。抽出したキーワードは分割条件やファイル名に利用できます。

「キーワードの抽出」の各項目ごとに鉛筆アイコンをクリックし、PDF内の抽出対象となる範囲を選択します。

キーワードの抽出が完了後［抽出したキーワードの確認］をクリックすることで、抽出したデータを確認できます。

抽出されたデータの値の加工が可能です。［オプション］をクリックすると、下記「オプションの項目」の操作が可能です。

オプションの項目

②抽出したキーワードを設定

抽出したキーワードを利用して以下それぞれの設定をすることが可能です。設定後は［次へ］をクリックします。


設定できる項目

分割ルールで「キーワードで分割」を選択した場合、分割したファイルをさらにキーワードでグルーピングして1つのファイルとして出力できます。

 

 

例：

同じ取引先宛の複数の請求書がPDF内で分散している場合、分割に利用するキーワードを「取引先名」とすると、同じ取引先宛のファイルが複数に分かれることがあります。
グルーピングに利用するキーワードにも「取引先名」を設定することで、同じ取引先名のファイルを1つのファイルにまとめることができます。

以下のように一覧に追加されます。

クリック後に以下のような状態に変化します。

塗りつぶしたい範囲を指定します。

範囲指定が完了したら、「範囲指定を終了」をクリックします。



範囲指定終了後の画面で「塗りつぶしの範囲を表示する」のチェックを外すと、指定した範囲が指定した色で塗りつぶされます。

③プレビューを確認して分割を開始する

ページ分割後のPDFのプレビューが表示されます。問題ない場合は［分割を開始］をクリックします。

1-2.PDFをリネームして取り込む場合

①ファイル名を設定する

PDFから抽出した取引先等の情報や作業日時をファイル名として利用できます。

抽出する場合は、［キーワードの抽出を行う］をクリックしてください。抽出したい項目の鉛筆アイコンをクリックし、PDF内の抽出対象となる範囲を選択します。

抽出が完了したら、［変換を開始］をクリックします。

②変換設定を確認・保存する

［変換を開始］をクリックすると、確認画面が表示されます。

変換設定を保存すると、次回のファイル名の変換に利用することが可能です。

2.請求書データ作成後

作成した請求書データは請求書メニューに表示されます。

取引先列には紐づけられた取引先が表示されます。

※取引先の紐づけは、PDFから抽出した「取引先コード」と「取引先名」をもとに、一致する取引先情報を「取引先コード」＞「取引先名」の優先順で参照して行われます。
なお、一致する取引先情報が見つからない場合は、「未設定」として表示されます。

別の取引先に紐づけを変更する場合は、該当する請求書データをクリックし、［取引先を選択する］を選択して変更できます。
※ステータスが「送付済み」の場合は、取引先の変更／削除ができません。