目次
1.郵送代行のご利用の流れ
2.郵送代行できる請求書
3.添付ファイルについて
4.ステータスについて
5.郵送封筒について
6.郵送スケジュールについて
1.郵送代行のご利用の流れ
本機能の利用には、郵送代行オプションのご契約が必要です。ご希望の際には担当営業またはサポート窓口へご連絡ください。
①取引先の送付方法を「郵送代行」に設定します。（設定方法はこちら）
②請求書を作成します。
➂請求書詳細で内容を確認します。
以下の情報を請求書詳細画面で確認できます。
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取引先情報
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下記の取引先情報を確認できます。 ・取引先コード ・取引先名 ・住所 ・担当者 |
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送付先情報
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下記の送付先情報を確認できます。 |
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帳票項目
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下記の帳票項目が確認できます。 ・合計金額 ・請求日 ・支払期日 ・請求書番号 |
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基本情報
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下記の基本情報が確認できます。 ・管理ID ・登録日 ・登録方法 ・登録者 |
以下の情報は請求書詳細で編集が可能です。
| メモ | 自由な文字列を設定できます。 |
④請求書一覧から請求書を送付します。（詳細はこちら）
請求書作成直後/添付ファイルアップロード時は、PDFの検証を行うため郵送代行の送付が行えません。
PDFが未検証の場合、画像のように注意書きが表示されます。
PDFの検証は数分かかる場合があります。
検証が完了され次第、郵送代行の送付を実行してください。
一括送付の上限に関して
郵送代行では、一度に選択できる請求書は100件までです。
101件以上選択するとエラーになり、一括で送付できませんのでご注意ください。
2.郵送代行できる請求書
郵送代行をご利用頂く場合、以下の条件を満たす必要があります。
条件が満たない請求書は郵送代行のご利用ができません。
- ファイル形式が「PDF」であること
- A4サイズであること
- 縦・横の向きが異なるPDFが含まれていないこと
- フォントが埋め込まれていること
- 利用できないフォントが含まれていないこと
- 最大349ページまでであること
- PDF内に印刷できない注釈（コメントやテキストボックス、ハイライト等）が含まれていないこと
上記以外の請求書の場合、詳細画面にエラーが表示されます。
例：利用できないフォントが含まれている場合
3.添付ファイルについて
郵送代行でも添付ファイルを含めることができます。
添付ファイルタブより添付ファイルをアップロードしてください。
ただし、以下の条件を満たす必要があります。
- ファイル形式が「PDF」であること
- A4サイズであること
- 縦・横の向きが異なるPDFが含まれていないこと
- フォントが埋め込まれていること
- 利用できないフォントが含まれていないこと
- 請求書のページと合わせて最大349ページまでであること
- 合計ファイルサイズが10MB以下であること
- PDF内に印刷できない注釈（コメントやテキストボックス、ハイライト等）が含まれていないこと
上記の条件が満たせていない添付ファイルが存在している場合、請求書と同封して郵送ができません。
PDFの向きについて
①PDFに縦向きと横向きのページが混在していると、郵送代行のご利用ができません。
例：1つのPDFファイル内に、縦向きのページと横向きのページが両方含まれている
②複数のPDFをまとめて送付する際は、それぞれのPDFの向きが異なっていても問題ありません。
例：縦向きのPDF（請求書）と、横向きのPDF（添付ファイル）を送付する
4.ステータスについて
郵送代行に関するステータスは以下になります。
| 登録中 | 作成処理中の場合、このステータスが表示されます。 このステータスが表示されている請求書は削除できません。 |
| 登録失敗 | 登録が失敗した場合、このステータスが表示されます。 このステータスが表示されている場合は請求書の削除が可能となります。 |
| 未送付 | 登録が成功すると、このステータスが表示されます。 このステータスが表示されている場合は請求書の削除が可能となります。 |
| 送付待ち |
郵送代行業者に発送依頼中の場合、このステータスが表示されます。 |
| 送付中 | 郵送代行業者が発送準備中の場合、このステータスが表示されます。 |
| 送付失敗 |
何らかの理由により郵送依頼が失敗した場合、このステータスが表示されます。 送付失敗の場合 |
| 送付済み |
以下の場合、こちらのステータスが表示されます。 ・【発送済み】の場合 ・【不達】の場合 ※ 発送から目安2～3週間後に【不達】ステータスが表示されます。 |
【不達】の場合、請求書一覧より確認ができます。
また、検索条件の［帳票エラーをチェック］をクリックすると絞り込まれて検索ができます。
5.郵送封筒について
①同封ルール
一括送付で選択した請求書のうち、同じ取引先宛の書類は同一封筒にまとめて送付されます。
②同封枚数による封筒種別の違い
送付する書類の枚数によって、封筒の種類が異なります。
・1～6枚：定形封筒（三つ折り）
・7～349枚：定形外封筒（ペラ）
③宛先の印字ルール
以下の形で印字されます。
部署、役職、担当者名はそれぞれ未記入であれば上詰めで印字されます。
④封筒種別ごとの印字例
6枚まで、各帳票はA4 サイズに印刷されて、三つ折りで封入されます。
【封筒のイメージ】
7枚以上の場合は、A4サイズに印刷された帳票が折らずに封入されます。
【封筒のイメージ】
6.郵送スケジュールについて
16時までに「送付を実行する」ボタンを押した場合、最短翌営業日に印刷・発送されます。
到着までは3～4営業日かかります。
その他注意事項
- 配送先の地域や、運送状況により、お届け日が前後する可能性がございます。
- 16時を過ぎてから実行した場合は、翌々営業日の印刷・発送となります。
- 郵送スケジュールは目安であり、状況により前後する可能性があります。
- 「郵送不達」状態となった場合はお知らせメールが届きますので、必要に応じて再送してください。